평판조회(레퍼런스 체크)를 직접 하실 계획이신가요?
인사팀에서 평판조회(레퍼런스 체크)를 직접 진행할 예정이신가요?
평판조회(레퍼런스 체크)는 새로운 인재가 회사에 합류할 때 중요한 절차 중 하나입니다. 개인에 대한 정보가 담겨있고, 특히 제3자에게 받는 만큼 신중히 진행해야 해요.
그렇다면 채용을 담당하는 팀에서 평판조회를 할 때 어떤 점을 주의깊게 살펴야 할까요? 어떤 질문이 필요하고, 평가는 어떤 방식으로 해야 할까요? 이 과정에서 법적 문제가 발생하지 않도록 어떤 부분을 신경써야 할까요?
이번 글에서는 평판조회를 직접 할 때 알아두면 도움이 되는 정보를 공유하겠습니다.
목차
1. 지원자로부터 개인정보 수집 동의
2. 추천인 인터뷰 준비는 어떻게 할까?(통화 매너, 질문 구성 등)
3. 객관적인 분석과 평가 (feat. 채용 담당자, 실무진, 경영진 등)
4. 평판조회(레퍼런스 체크) 직접 진행하기 부담스러우면 스펙터를 이용하세요
1. 지원자로부터 개인정보 수집 동의
평판조회(레퍼런스 체크) 진행 과정에서 법적 문제가 발생하지 않으려면 무엇보다 ‘개인정보 보호’에 유의해야 합니다.
평판조회(레퍼런스 체크)를 진행하기 전 반드시 지원자로부터 ‘평판조회(레퍼런스 체크)를 위한 개인정보 수집 동의’를 받아야 해요.
지원자의 동의 없이 평판조회를 하면 ‘개인정보보호법 제71조’와 ‘근로기준법 제40조’에 따라 법적 처벌을 받을 수 있습니다. 이는 평판을 요청한 기업과 평판 정보를 제공한 사람 모두에게 해당합니다.
가능하다면 서류 단계에서 개인정보 수집 동의서를 전달하고 서면으로 지원자의 동의를 받는 게 좋아요. 따로 개인정보 수집 동의서를 준비할 시간이 없다면 녹취로라도 동의 여부를 확실히 해야 합니다.
‘평판조회(레퍼런스 체크) 동의서’에는 아래 내용들을 포함해 주세요.
개인정보 수집 목적 : 평판조회(레퍼런스 체크)를 통해 지원자의 역량과 자질을 확인하기 위함임을 명시
개인정보 보유 기간 : 채용 여부가 확정되면 개인정보는 바로 폐기될 예정임을 명시
개인정보 수집 동의 및 거부권 : 평판조회(레퍼런스 체크)에 대한 동의 또는 거부권할 권리가 있음을 명시
평판조회 대상 : 평판조회 하려는 추천인의 개인 정보 내용
정보의 진실성 : 지원자가 제공한 정보에 거짓이 없음을 확인하고, 만약 거짓이 확인됐을 경우 채용 여부에 영향이 있음을 명시
2. 추천인 인터뷰 준비는 어떻게 할까?(통화 매너, 질문 구성 등)
다음으로 알려드릴 내용은 바로 ‘추천인 인터뷰’입니다.
일반적으로 추천인 인터뷰는 전화 통화로 진행되는데요, 평판조회(레퍼런스 체크)를 인사팀이 직접 진행한다면 사전에 추천인 인터뷰에 대한 철저한 준비가 필요합니다.
먼저 추천인이 편안한 환경에서 인터뷰에 응할 수 있도록 사전 연락을 통해 전화 인터뷰 일정을 잡아야 해요.
인터뷰 일정이 확정되면 평판조회 질문을 구성해야 합니다. 기업마다 다르지만, 대체로 업무 스타일과 성향, 퇴직 사유, 대인관계, 커뮤니케이션 스타일, 팀워크, 리더십 등을 바탕으로 질문을 구성합니다.
대표적인 평판조회 질문 예시는 아래를 참고해 주세요.
지원자와 어떤 관계였고 얼마나 함께 일했나요?
지원자가 퇴직한 이유에 관해 알고 계신가요?
지원자가 해당 직무에 근무하면서 달성한 경력과 성과가 사실인가요?
평소에 지원자의 업무 스타일과 성향이 어떤지 말씀해 주세요.
팀원들이나 다른 팀 동료들과 협업할 때 어떤 스타일이었나요? 커뮤니케이션은 원활했나요?
팀원 또는 리더로서 지원자는 어떤 사람이었나요?
지원자가 힘들어하거나 스트레스를 받았을 때는 언제였나요?
지원자에게 아쉬운 점이나 개선하길 바라는 점이 있다면 무엇인가요?
이외에도 서류나 면접에서 추가로 검증하고 싶었던 부분이 있다면, 해당 내용을 추천인에게 물어볼 수 있어요.
추천인 인터뷰 통화에서 인사팀은 항상 공손한 태도를 유지해 주시고, 인터뷰 예상 시간을 공유하고 추천인이 마음 편히 질문에 답변할 수 있도록 안내해 주세요.
3. 객관적인 분석과 평가 (feat. 채용 담당자, 실무진, 경영진 등)
평판조회(레퍼런스 체크) 추천인 인터뷰가 끝나면, 인터뷰 답변을 토대로 지원자의 성향과 우리 기업과의 컬처핏을 검증해야 합니다.
이때 지원자의 평판을 객관적으로 분석하고 평가하는 게 매우 중요합니다. 단순히 추천인의 답변을 그대로 수용하는 게 아니라, 서류와 면접 내용과 면밀히 비교해야 하고 검증이 더 필요하다면 추가 면접도 진행해 주셔야 합니다.
그러므로 평판조회 결과를 평가할 때는, 채용 담당자가 혼자서 결정하는 것보다는 실무진과 리더, 그리고 가능하다면 경영진이 함께 참여하는 게 좋습니다.
조직 구성원들의 의견을 통한 다면평가를 진행하여 최대한 객관적인 시각에서 지원자를 평가하도록 하세요.
4. 평판조회(레퍼런스 체크) 직접 진행하기 부담스러우면 스펙터를 이용하세요
지금까지 평판조회(레퍼런스 체크)를 직접 진행할 때 알아두면 좋을 내용들에 관해 알아봤어요.
생각보다 평판조회 준비 과정에 신경써야 할 점들이 많아 어떻게 진행해야 할 지 막막하실 수도 있습니다. 무엇보다 평판조회 준비에 집중하느라 채용 일정이 지연된다면 귀한 인재를 놓칠 수 있어요.
만약 직접 진행하기 어려우시다면 평판조회(레퍼런스 체크) 플랫폼 스펙터를 이용해 보시는 것을 추천드립니다.
스펙터 레퍼런스 체크는 온라인 평판조회 방식으로 진행되어 시간과 비용을 크게 절약할 수 있고, 위에서 언급한 유의사항들을 걱정할 필요 없이 빠르게 평판조회를 마칠 수 있습니다.
본격적인 평판조회를 시작하기 전에, 스펙터에서는 지원자에게 '정보열람 동의 요청'을 보냅니다. 이 과정을 통해 지원자는 자신의 평판을 조회하는 사람이 실제로 본인이 지원한 회사임을 다시 확인할 수 있고, 지원자 본인이 직접 공개 여부를 결정할 수 있습니다.
그리고 공개되는 평판 정보는 평판조회 시점부터 10일간만 열람이 가능하여, 지원자들은 안심하고 스펙터에게 중재를 맡길 수 있습니다.
평판조회를 준비할 때 가장 어려워하는 부분이 바로 인터뷰 질문 구성입니다. 스펙터는 5가지 영역(기본정보, 인성 및 성향, 성과, 팀워크, 윤리의식 등)을 바탕으로 76개의 객관식·주관식 질문을 구성하여 동료와 인사권자(팀장급, 임원진 등)로부터 평판을 조회하도록 세팅되어 있습니다.
담당자가 인터뷰 질문을 준비할 시간을 크게 절약할 수 있는 데다가, 평판조회 결과를 가시적인 통계로 확인할 수 있어 지원자를 객관적으로 평가하는 데 매우 효과적입니다.
이처럼 스펙터 레퍼런스 체크는 매우 쉽게 사용할 수 있지만, 업무가 밀려있거나 지원자가 많은 경우 HR팀이 모든 평판조회 답변을 확인하기 어려울 수 있습니다.
이러한 문제를 해결하기 위해 스펙터는 평판조회 결과를 제시하기에 앞서 ‘평판 인사이트'를 제공합니다.
‘평판 인사이트'에서는 먼저 지원자와 추천인들의 관계와 확보한 평판 개수를 보여주는데요, 이를 통해 지원자가 누구에게서 얼마나 많은 평판을 받았는지 한눈에 확인할 수 있습니다.
다음으로 추천인들의 답변을 빅데이터로 분석하여, 6가지 영역(평소 성향, 업무 성향, 커뮤니케이션 스타일, 최고의 퍼포먼스를 내는 상황, 가장 중요한 가치, 리더십 스타일 등)과 관련된 지원자의 성향을 핵심 키워드로 표시합니다.
‘성향 키워드'로 지원자의 성향을 간단하게 확인한 후 평판조회 결과를 검토하면, 훨씬 효과적으로 지원자를 검증할 수 있습니다.
스펙터 레퍼런스 체크를 도입하고 싶으시다면 지금 바로 연락주시기를 바랍니다. 이미 3,300개 기업이 스펙터와 함께 공정한 채용 문화를 만드는 데 앞장서고 있습니다.
스펙터 홈페이지에 방문해서 문의를 주시면 스펙터 고객성공팀이 친절히 안내해 드리도록 하겠습니다.
[스펙터 고객사들의 이야기를 들려드릴게요!]